Multiskill (Çoklu Beceri)

Multiskill, Türkçe'de "çoklu beceri" veya "polivalans" olarak da bilinen bir kavramdır. En genel tanımıyla, bir çalışanın kendi ana görev tanımının yanı sıra, farklı görevleri ve rolleri de yerine getirebilme yetkinliğine sahip olmasını ifade eder. Bu yaklaşım, özellikle modern iş dünyasında büyük önem taşır. Çoklu beceri, çalışanların var olan prosesleri gerçekleştirebilme ve/veya bu prosesleri gerçekleştirebilmeleri için gerekli olan yetkinliklere sahip olup olmadıklarını anlamaya yönelik bir yaklaşımdır. Proses ile tanımladığımız şey, yapılan iş sürecinin tamamı olarak değerlendirilebilir. Örneğin masa başı bir çalışanın da beceri seviyesi ölçülebilir. Operasyon sahasında işi sürdüren bir çalışanın da beceri seviyesi ölçülebilir.

Çoklu beceri seviyesinin ölçülmesindeki amaç nedir?

İşletmeler de bir birinden farklı bir çok iş süreci eş zamanlı olarak ilerletilmektedir. Oysa bu işleri gerçekleştirebilen kişi sayısı, proses bazında bakıldığında bir veya bir kaç kişi olarak gözlemlenebilir. Bu hem işletme açısından, hem de çalışan açısından problemli bir durumdur.

İşletme açısından, çalışanın işten ayrılması, izine çıkması veya hastalanıp işe gelememesi durumunda, işi aynı kalitede yapabilecek kişilerin olmaması çeşitli sorunlara sebebiyet verecektir. Aynı zamanda kritik bazı proses bilgilerinin sadece çok kısıtlı sayıda bir insanın hafızasında ve deneyimde olması oldukça can sıkıcı olacaktır. Bunu muhtemelen bir çok firma bir çok kez yaşamıştır veya yaşıyordur.

Çalışan açısından, çoklu becerilerin düşük olması ergonomik ve gelişim açısından sorun teşkil edecektir. Özellikle günün tamamında aynı işi aylarca veya yıllarca yapıyor olmak gerçekten sorunlu bir durumdur. Buna geleneksel yaklaşım bir işte uzmanlaşmak şeklinde bakarken, Japon Toplam Kalite yaklaşımı darboğaz olarak bakmaktadır.

Çoklu beceri tanımlama sembolleri

Bunun farklı yöntemleri söz konusudur. Çoğu zaman yaptığımız gibi, işin şekilsel tarafına fazla anlam yükleyip, özünü ıskalamamak gerektiğini düşünüyoruz. Çalışanların çoklu becerilerini bir KPI olarak ele alıp, durumu değerlendirmek gerekmektedir. Aksi durumda prosesin gerekliliklerini tam bilmeden o prosese çalışanı gönderip istenilen sonucun alınması imkansız olacaktır. Bunu yapabilmek için işin standartlarının oluşturulmuş olması gerekmektedir. Yani o işin kalite, zaman, maliyet ve güvenlik bakımından nasıl gerçekleştirilmesi gerektiği zaten tanımlı olmalıdır. Bu tanımlamalar olduktan sonra çalışanın o proses konusundaki beceri/yeterlilik durumu ölçülebilir. Ortada iş standartları yok iken beceri seviyelerinin ölçülmeye çalışılması bizlere herhangi bir doğru sonuç maalesef vermeyecektir.

Çoklu becerilerin ölçülmesi aynı zamanda işletme içerisindeki beceri dar boğazlarını göstermesi bakımından önemlidir.

Seviye-0 : %0 Eğitim almadı

Seviye-1: %25 Eğitim aldı, işi teorik olarak biliyor

Seviye-2: %50 İşi gözetim altında kontrollü şekilde yapabiliyor

Seviye-3: %75 İşi destek almadan zamanında ve standartlara uygun biçimde yapabiliyor

Seviye-4: %100 İşi bir başka çalışana öğretebilir.

Peki sadece çoklu becerileri ölçmek ve görselleştirmek yeterli mi?

Tekrar hatırlatmakta fayda görüyorum. İş standartlarının olmadığı bir proses için, beceri seviyelerinin ölçülmesi zaten olanaksızdır. Ölçülen de çok sağlıklı değildir.

Ölçtüğümüz varsayımı üzerine bize ne gibi faydalar sağlayacağını maddeler halinde yazarsak;

• Proseslerin beceri bakımından dar boğazları tespit edilecektir.
• Ergonomik açıdan çalışanları korumak için rotasyon planları çalıştırılabilir. 2 saatte bir prosesler de rotasyon yapan kültürler var. Rotasyon gerçekten mümkün.
• Stratejik eğitim planı oluşturmanıza olanak sağlar. Böylece hem işletme hem de çalışan açısından bir dar boğaz oluşu engellenir.

Toyota Üretim Sisteminde Multiskill

Toyota Üretim Sistemi (TPS), israfı (Muda) ortadan kaldırmaya, verimliliği en üst düzeye çıkarmaya ve esnek bir üretim akışı sağlamaya odaklanan bir yönetim felsefesidir. Multiskill (Çoklu Beceri) yönetimi, bu felsefenin temel taşlarından biridir ve sistemin esnekliğini sağlayan anahtar unsurdur.

TPS'de bu kavrama genellikle "Shojinka" (省人化) denir. Bu, "esnek iş gücü" veya "çok süreçli operatör" anlamına gelir ve bir operatörün birden fazla farklı makineyi veya süreci yönetebilme yeteneğini ifade eder.

Toyota Üretim Sistemi'nde multiskill yönetimi şu temel adımlar ve araçlarla yapılır:

1. Temel Felsefe: Esneklik ve Akış

TPS'nin hedefi, müşteri talebindeki değişikliklere (azalma veya artma) hızlıca adapte olabilmektir.

• Tek Becerili Çalışan (Sorun): Eğer bir çalışan sadece tek bir işi (örn: sadece A makinesi) yapabiliyorsa, A makinesine olan talep azaldığında o çalışan boşa çıkar (bekleme israfı yaratır). Aynı anda B makinesinde talep artsa bile oraya yardım edemez.
• Çok Becerili Çalışan (Çözüm): Multiskill sahibi bir çalışan (Shojinka operatörü), A makinesindeki işi bitince derhal B makinesine veya C sürecine geçerek oradaki akışa destek olabilir. Bu, üretim hattını dengelemenin ve israfı önlemenin tek yoludur.

2. Temel Araç: Multiskill Tablosu (Beceri Matrisi)

Multiskill yönetiminin kalbi Multiskill Tablosu (Skill Matrix veya Japonca'da Suki-ru Mappu) adı verilen görsel yönetim aracıdır.

• Nedir? Bu tablo, bir takımda yer alan çalışanların (satırlar) ve o takımın sorumlu olduğu işlerin/becerilerin (sütunlar) listelendiği bir matristir.
• Nasıl Kullanılır? Her çalışanın her becerideki yetkinlik seviyesi genellikle sembollerle (örn: çeyrek daire, yarım daire, tam daire) veya sayılarla (1'den 4'e kadar) derecelendirilir:
  • Seviye 1 (Örn: Boş/Çeyrek Daire): Beceriyi bilmiyor, eğitim almalı.
  • Seviye 2 (Örn: Yarım Daire): Beceriyi biliyor ancak denetim/destek ile yapabiliyor.
  • Seviye 3 (Örn: Üç Çeyrek Daire): Beceriyi tek başına, standartlara uygun ve güvenli bir şekilde yapabiliyor.
  • Seviye 4 (Örn: Tam Daire/Farklı Renk): Beceride uzman; başkalarını eğitebilir (Sensei/Usta seviyesi).

İşletmeler açısından multiskill sisteminin oluşturulmasının ve yönetilmesinin 2 ana stratejik önemi söz konusudur. Bunları;

• Çalışan multiskill seviseninin stratejik olarak geliştirilmesi ve kariyer planlaması, performans sistemini beslemesi,

• Proses beceri dar boğazlarının tespiti ve erken önlem alınması,

Şeklinde tanımlayabiliriz.

Derin Dönüşüm®